Datenschutz
Datenschutzerklärung
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:
OCAK Projekt & Touristik GmbH
Jülicher Straße 15
13357 Berlin
Deutschland
Telefon: +49 30 20 60 35 100
E-Mail: info@ocakhotels.com
2. Datenschutzkontakt
Bei Fragen zur Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten kannst du dich an folgende Adresse wenden:
E-Mail: info@ocakhotels.com
3. Hosting und Server-Logfiles
Unsere Website wird bei der Mittwald CM Service GmbH & Co. KG, Königsberger Straße 4–6, 32339 Espelkamp, Deutschland, gehostet.
Beim Aufruf der Website verarbeitet der Webserver technische Zugriffsdaten. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seiten, Statuscode, übertragene Datenmenge, Referrer, Browser beziehungsweise User-Agent und aufgerufener Hostname gehören. Nach Angaben von Mittwald werden IP-Adressen in den Access-Logs anonymisiert gespeichert. Mittwald bietet außerdem den Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags an. [mittwald.de], [av-vertrag.org]
Die Verarbeitung erfolgt zur sicheren, stabilen und fehlerfreien Bereitstellung der Website auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
4. Cookies und Einwilligungsmanagement
Unsere Website verwendet Cookies und vergleichbare Speichertechnologien.
Technisch notwendige Cookies werden eingesetzt, soweit sie für den Betrieb der Website, die Buchungsfunktionen, die Sicherheit oder die Speicherung deiner Datenschutzeinstellungen erforderlich sind.
Nicht notwendige Cookies sowie Analyse-, Marketing- oder externe Dienste werden erst nach deiner Einwilligung aktiviert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG.
Deine Auswahl wird gespeichert, damit die Website deine Cookie-Einstellungen bei späteren Besuchen berücksichtigen kann. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit über die Cookie-Einstellungen mit Wirkung für die Zukunft geändert oder widerrufen werden.
Noch einzutragen: Name des tatsächlich eingesetzten Cookie-Consent-Tools und dessen Speicherdauer.
5. Kontaktformular und Kontaktaufnahme
Wenn du uns über das Kontaktformular, per E-Mail oder telefonisch kontaktierst, verarbeiten wir die von dir mitgeteilten Daten zur Bearbeitung deiner Anfrage.
Empfänger ist die OCAK Projekt & Touristik GmbH. Deine Anfrage kann intern an die für dein Anliegen zuständige Abteilung weitergeleitet werden. Nachrichten können im betrieblichen E-Mail-Archiv gespeichert werden.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Anfrage der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags dient. Bei allgemeinen Anfragen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.
6. Onlinebuchung über Mews
Für die Onlinebuchung und Verwaltung von Hotelreservierungen verwenden wir Mews Systems B.V., Wibautstraat 137D, 1097 DN Amsterdam, Niederlande.
Im Rahmen einer Buchung können insbesondere Identitäts-, Kontakt-, Aufenthalts-, Buchungs-, Rechnungs- und Zahlungsdaten an Mews übermittelt und dort verarbeitet werden.
Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Erfüllung des Beherbergungsvertrags gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Mews erklärt, bei der Verarbeitung von Daten im Property-Management-System grundsätzlich als Auftragsverarbeiter des Beherbergungsbetriebs tätig zu sein. Für freiwillig eingerichtete Profile im Mews Guest Portal kann Mews selbst Verantwortlicher sein. [mews.com], [help.mews.com]
Weitere Informationen findest du in der Datenschutzrichtlinie von Mews.
7. Gruppen- und Eventanfragen über Event Temple
Für Gruppenbuchungen und Veranstaltungsanfragen verwenden wir die Plattform Event Temple, angeboten von Event Temple Labs Inc., #805-510 West Hastings Street, Vancouver, British Columbia, Kanada, V6B 1L8.
Die bei einer Anfrage übermittelten Daten werden zur Kontaktaufnahme, Angebotserstellung, Veranstaltungsplanung, Reservierung und Vertragsabwicklung verarbeitet.
Die Daten werden an Event Temple übermittelt und dort für uns gespeichert und verwaltet. Event Temple beschreibt den Dienst ausdrücklich als Plattform für Anfragen, Leads, Kunden, Buchungen, Catering, Vertrieb und Veranstaltungsmanagement. [eventtemple.com]
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit Angaben freiwillig erfolgen, kann die Verarbeitung zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO beruhen.
Vertrags- und abrechnungsrelevante Daten werden nach deinen Angaben bis zu zehn Jahre gespeichert, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
Da der Anbieter seinen Sitz in Kanada hat, kann eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden. Das Data Processing Agreement von Event Temple sieht für relevante Übermittlungen unter anderem die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission vor. [eventtemple.com], [eventtemple.com]
Weitere Informationen findest du in der Datenschutzrichtlinie von Event Temple.
8. Chatbot von DialogShift
Auf unserer Website verwenden wir den KI-gestützten Hotel-Chatbot der DialogShift GmbH, Torstraße 201, 10115 Berlin.
Bei der Nutzung des Chatbots werden die eingegebenen Nachrichten sowie freiwillig mitgeteilte Kontakt-, Buchungs- und Anfragedaten verarbeitet. Darüber hinaus können technische Sitzungsdaten verarbeitet werden, soweit dies für die Bereitstellung des Chats erforderlich ist.
Die Verarbeitung dient der automatisierten Beantwortung von Fragen, der Unterstützung bei Buchungen und Anfragen sowie gegebenenfalls der Übergabe des Gesprächs an Mitarbeitende unseres Hotels. DialogShift beschreibt den Dienst als KI-gestützte Plattform für Hotelkommunikation, Buchungsanfragen und automatisierte Gästebetreuung. [dialogshift.com], [dialogshift.com]
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit der Chat zur Anbahnung oder Durchführung einer Buchung genutzt wird. Bei allgemeinen Serviceanfragen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit nicht notwendige Speichertechnologien eingesetzt werden, erfolgt deren Aktivierung erst nach Einwilligung.
Bitte teile im Chat keine Gesundheitsdaten, Ausweisdokumente, vollständigen Zahlungsdaten oder andere besonders vertrauliche Informationen mit.
Weitere Informationen findest du in den Datenschutzhinweisen von DialogShift. [dialogshift.com], [dialogshift.com]
9. Bewerbungen
Bewerbungen können über die E-Mail-Adresse job@ocakhotels.com eingereicht werden.
Dabei verarbeiten wir die übermittelten Kontakt-, Bewerbungs- und Qualifikationsdaten sowie die von dir eingereichten Unterlagen zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens.
Zugriff erhalten ausschließlich die zuständige HR-Abteilung, der General Manager Manuel Arabaci und die Geschäftsführerin Burcu Ocak, soweit dies für das Bewerbungsverfahren erforderlich ist.
Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 BDSG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Bei einer Einstellung werden die erforderlichen Bewerbungsunterlagen in die Personalakte übernommen. Bei einer Absage sollten die Unterlagen grundsätzlich gelöscht werden, sobald sie für das Bewerbungsverfahren und mögliche Rechtsverteidigung nicht mehr benötigt werden. Eine längere Aufnahme in einen Bewerberpool erfolgt nur mit gesonderter Einwilligung.
Nicht eintragen: pauschale Aufbewahrung aller abgelehnten Bewerbungen für zehn Jahre.
10. Fitness- und Wellnessmitgliedschaften
Bei einer Anfrage oder Anmeldung für eine Fitness- oder Wellnessmitgliedschaft verarbeiten wir die angegebenen Stamm-, Kontakt-, Vertrags- und Zahlungsdaten.
Bei Zahlung per Lastschrift werden zusätzlich die hierfür erforderlichen Bankverbindungs- und Mandatsdaten verarbeitet. Gesundheitsdaten werden über das Formular nicht abgefragt.
Die Verarbeitung erfolgt zur Anbahnung und Durchführung des Mitgliedschaftsvertrags gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie zur Erfüllung steuer- und handelsrechtlicher Pflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Soweit für Buchhaltung, Abrechnung und Steuerberatung erforderlich, können Daten an DATEV, den zuständigen Steuerberater, Kreditinstitute und Zahlungsdienstleister übermittelt werden.
Buchungs- und steuerrelevante Unterlagen werden nach deinen Angaben bis zu zehn Jahre aufbewahrt, soweit gesetzlich erforderlich.
11. Zahlungsabwicklung über Stripe
Für bestimmte Onlinezahlungen verwenden wir Stripe. Dabei können insbesondere Name, Kontaktdaten, Rechnungsdaten, Zahlungsinformationen, Transaktionsdaten, IP-Adresse und Geräteinformationen verarbeitet werden.
Die Verarbeitung erfolgt zur Zahlungsabwicklung und Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie zur Betrugsprävention und Erfüllung gesetzlicher Pflichten.
Stripe kann abhängig von der konkreten Verarbeitung als Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter tätig sein. Die aktuelle Datenschutzerklärung von Stripe weist außerdem auf internationale Datenverarbeitungen und die jeweilige Rolle der beteiligten Stripe-Gesellschaft hin. Stripe beruft sich für bestimmte Übermittlungen aus dem EWR in die USA auf das EU-U.S. Data Privacy Framework. [stripe.com] [stripe.com]
Weitere Informationen findest du in der Datenschutzrichtlinie von Stripe.
12. Empfänger personenbezogener Daten
Personenbezogene Daten können, soweit erforderlich, an folgende Empfänger übermittelt werden:
Hosting- und IT-Dienstleister
Mews für Buchungs- und Hotelverwaltung
Event Temple für Gruppen- und Eventanfragen
DialogShift für den Website-Chatbot
Stripe, Banken und weitere Zahlungsdienstleister
DATEV und Steuerberater
interne zuständige Abteilungen
Behörden und öffentliche Stellen bei gesetzlicher Verpflichtung
13. Datenübermittlung außerhalb des EWR
Bei der Nutzung internationaler Dienstleister kann eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgen.
Eine solche Übermittlung erfolgt nur, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Dies kann insbesondere durch einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, eine gültige Zertifizierung nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework oder den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln gewährleistet werden.
Für Event Temple ist eine mögliche Verarbeitung in Kanada und die Verwendung von Standardvertragsklauseln im Data Processing Agreement beschrieben. Für Stripe besteht eine Zertifizierung nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework. [eventtemple.com], [eventtemple.com] [stripe.com]
14. Betroffenenrechte
Du hast im Rahmen der geltenden gesetzlichen Vorschriften insbesondere das Recht auf:
Auskunft über deine gespeicherten Daten
Berichtigung unrichtiger Daten
Löschung deiner Daten
Einschränkung der Verarbeitung
Datenübertragbarkeit
Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen
Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft
Anfragen können an info@ocakhotels.com gerichtet werden.
15. Beschwerderecht
Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Alt-Moabit 59–61
10555 Berlin
E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de
Telefon: +49 30 13889-0
16. Aktualität
Stand: September 2026
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